Hilfe zum Bereitschafts-Planer

Zweck und Bereitschaftszeiten

Der Bereitschafts-Planer plant die Bereitschaftsdienste der IT: Er berechnet, wann Bereitschaft nötig ist, zeigt, welche Dienste noch frei sind, lässt Mitarbeitende sich selbst eintragen und erinnert sie rechtzeitig per Mail.

Aktuell gelten folgende Regeln:

• Wochenende: Freitag 15:00 Uhr bis Sonntag 23:59 Uhr
• Feiertage (NI): Vortag 15:00 Uhr bis 23:59 Uhr am Feiertag
• Überschneidungen: zusammengeführt

Alle Zeiten sind Ortszeit (Europe/Berlin), auch über die Umstellung auf Sommer- und Winterzeit hinweg. Ein Wochenenddienst endet technisch am Montag um 00:00 Uhr; angezeigt wird „Sonntag 23:59 Uhr“ – die letzte Minute ist also vollständig enthalten.

Überschneidungen: Liegen ein Feiertag und ein Wochenende direkt aneinander oder überschneiden sie sich (z. B. Karfreitag, Ostermontag, Pfingstmontag), werden sie zu einem durchgehenden Dienst zusammengeführt – eine Person, eine Erinnerung. Doppelte Dienste für denselben Zeitraum entstehen nie.

Anmelden mit Passkey (ohne Passwort)

Es gibt keine Mitarbeiterkonten, keine Profile und kein Passwort. Die Administration trägt nur Name und dienstliche E-Mail-Adresse als „Zugang“ ein. Angemeldet wird ausschließlich mit einem Passkey (FIDO2/WebAuthn): Windows Hello, Touch ID/Face ID, Android-Bildschirmsperre oder ein Sicherheitsschlüssel.

Zugang einrichten (einmal):

1. Du bekommst von der Administration einen Einrichtungslink – per Mail an deine hinterlegte Adresse oder persönlich (die Administration kann ihn anzeigen). Er gilt 7 Tage und nur einmal.
2. Link öffnen, einen Namen für den Passkey eingeben (z. B. „Laptop“) und „Passkey einrichten“. Das Gerät fragt nach PIN, Fingerabdruck oder Gesicht.
3. Fertig – du bist angemeldet.

Anmelden: „Mit Passkey anmelden“, am Gerät bestätigen – du bist für 12 Stunden angemeldet. Namen oder Adresse musst du nicht eingeben: Der Passkey weiß, wer du bist.

Weitere Geräte: Unter „Meine Passkeys“ fügst du angemeldet einen zweiten Passkey hinzu (z. B. Handy) und entfernst alte. Den letzten kannst du nicht entfernen. Passkey verloren oder neues Gerät ohne Passkey: Die Administration schickt dir einen neuen Einrichtungslink; auf Wunsch ersetzt der neue Passkey alle bisherigen.

Warum so? Wer nur deinen Namen oder deine Adresse kennt, kann sich nicht anmelden und nichts in deinem Namen ändern – man braucht dein Gerät und deine PIN/Biometrie. Passkeys sind an die Adresse der Anwendung gebunden und damit gegen Phishing geschützt. Fingerabdruck oder Gesicht verlassen nie dein Gerät; gespeichert wird nur ein öffentlicher Schlüssel.

Als App installieren (Microsoft Edge)

In Edge die Seite öffnen → Menü „…“ → „Apps“ → „Diese Website als App installieren“ (oder das App-Symbol rechts in der Adressleiste, bzw. „Als App installieren“ im Menü links). Danach startet der Planer im eigenen Fenster mit normaler Titelleiste (zum Verschieben, Minimieren, Schließen), mit Startmenü-/Taskleisten-Eintrag und Schnellzugriffen (Rechtsklick auf das Symbol: Dienst übernehmen, Ausgleichskonto, Monat).

Voraussetzung ist der Aufruf über https. Ohne Verbindung zeigt die App eine Offline-Seite – Planungsdaten werden bewusst nicht auf dem Gerät gespeichert.

Fenster lässt sich nicht verschieben? Bis Version 2.0.0 war die Titelleiste ausgeblendet. Edge übernimmt die Korrektur beim nächsten Start der App (manchmal erst nach einem zweiten Start). Bis dahin: am dunklen Streifen ganz oben ziehen, oder die App einmal deinstallieren und neu installieren.

Übersicht (Dashboard)

• Jetzt in Bereitschaft: wer gerade zuständig ist und wie lange noch.
• Nächster Dienst: Countdown bis zum Beginn und die zuständige Person.
• Planungslücken: Ein roter Balken zeigt freie Dienste, die in den nächsten 28 Tagen beginnen.
• Die nächsten drei Dienste und die nächsten unbesetzten Dienste.
• Besetzungsstand des gewählten Monats und die Abdeckung der nächsten 12 Monate (Anteil besetzter Dienste je Monat).

Status erkennst du immer an Symbol und Text, nicht nur an der Farbe: Besetzt Frei Teilweise besetzt Wartet auf Freigabe Entfällt Läuft jetzt.

Jahres-, Monats- und Listenansicht

• Jahr: alle Monate als Minikalender. Markierte Tage haben Bereitschaft; Klick öffnet den Dienst. Oben steht, wie viele Dienste im Jahr besetzt sind.
• Monat: Kalender mit allen Diensten und Feiertagen (★), darunter die Dienste als Karten mit Beginn, Ende und zuständiger Person.
• Liste: Filter nach Zeitraum und „freie“, „besetzte“, „meine“ oder „entfallene“ Dienste. Rückblick für Mitarbeitende höchstens 400 Tage.
• Dienst (Detail): Beginn, Ende, Diensttyp, zuständige Person, Eintragen/Austragen, Ausgleich (bei vergangenen Diensten mit dem tatsächlich gutgeschriebenen Wert).

Druckansicht

„Drucken“ in Monats-, Jahres- und Listenansicht öffnet eine A4-Druckansicht ohne Navigation und Schaltflächen: Tabellen je Monat, Überschriften auf jeder Seite, Seitenzahlen. Die Listenansicht druckt den eingestellten Zeitraum.

Kioskansicht

Für den Fernseher gibt es eine eigene, ausschließlich lesende Ansicht mit großer Uhr, aktuellem und nächstem Dienst (mit Countdown) und den nächsten 3 Diensten. Freie Dienste sind deutlich als „! Frei“ markiert.

• Sie aktualisiert sich alle 60 Sekunden selbst. Unten steht die Zeit der letzten Aktualisierung.
• Ist der Server nicht erreichbar oder sind die Daten älter als 5 Minuten, erscheint ein deutlicher Warnbalken „Verbindung unterbrochen“.
• Namen: vollständig. E-Mail-Adressen erscheinen nie.
• Zugriff über einen geheimen Link je Fernseher, den die Administration einzeln widerrufen kann.

Dienst übernehmen (Eintragung)

Schnellster Weg: Menü „Dienst übernehmen“. Dort stehen alle freien Dienste als Karten mit dem Ausgleich, den der Dienst bringt (z. B. „+0,50 Tage“). Filter oben: Wochenenden, Dienste mit Feiertag, nächste 4 Wochen. „Übernehmen“ klicken, im Dialog prüfen und bestätigen – die Seite aktualisiert sich selbst. Dasselbe geht direkt auf der Übersicht bei „Nächste unbesetzte Dienste“ und in der Detailansicht. Rechts stehen deine eigenen Dienste mit „Austragen“.

Ein Wochenende ist immer ein Dienst für eine Person – von Beginn bis Sonntag 23:59 Uhr. Einzelne Tage lassen sich nicht aufteilen; angrenzende Feiertage gehören zum selben Dienst.

Klassisch geht es weiterhin über die Detailansicht eines Dienstes → Die Eintragung gilt sofort. Du erhältst eine Bestätigungsmail.

• Gleichzeitige Eintragung: Wählen zwei Personen denselben Dienst zur gleichen Zeit, gewinnt genau eine. Die andere sieht „Dieser Dienst wurde soeben von jemand anderem übernommen“.
• Überlappung: Bist du im selben Zeitraum schon eingetragen, erscheint eine Warnung, die du bewusst bestätigen musst.
• Pro Dienst ist derzeit 1 Person vorgesehen.

Austragen, Änderung und Freigabe

• Selbst austragen geht bis 72 Stunden vor Beginn, und nur bei eigenen Eintragungen. Danach bitte an die Administration wenden.
• Administration kann Personen ein- und austragen, Anfragen freigeben oder ablehnen, Zeiten eines Dienstes ändern, einen Dienst entfallen lassen oder zusätzliche Dienste anlegen – auch nachträglich für vergangene Zeiträume (siehe Nachgetragene Dienste). Betroffene Personen werden per Mail informiert.
• Jede Änderung steht mit Zeitpunkt und Handelndem im Audit-Log.

Bereitschaftsvereinbarung

Die Vereinbarung wird einmal je Person unterschrieben und gilt dann für alle Bereitschaftsdienste – so wie die freigegebene Sondervereinbarung.

Online unterschreiben

1. Unter „Meine Vereinbarung“ auf Vereinbarung öffnen klicken. Die aktuelle Fassung wird für dich erzeugt, eingefroren und auf der Seite angezeigt.
2. Lesen, im Feld mit Maus, Stift oder Finger unterschreiben – oder „Name verwenden“ wählen (auch per Tastatur bedienbar) –, die Zustimmung ankreuzen und Verbindlich unterschreiben.
3. Die weiteren Felder (z. B. Abteilungsleiter, Geschäftsführung) unterschreiben die Berechtigten über einen Unterschriftslink, den die Administration erzeugt. Du musst nichts weiter tun.
4. Sind alle Felder unterschrieben, steht bei dir automatisch „Unterschrieben am …“. Das fertige PDF mit allen Unterschriften (Name und Zeitpunkt) wird als unterschriebene Fassung abgelegt – du findest es unter „Meine Vereinbarung“ und kannst es herunterladen; die Administration sieht es unter „Zugänge & Vereinbarung“.

Auf Papier

1. Unter „Meine Vereinbarung“ das PDF erzeugen (oder die Administration erzeugt es unter „Zugänge & Vereinbarung“).
2. Ausdrucken, unterschreiben (Mitarbeiter/in und die weiteren Unterschriftsfelder, z. B. Abteilungsleiter, Geschäftsführung).
3. Die Administration erfasst das Unterschriftsdatum. Danach steht bei dir „Unterschrieben am …“.

Einordnung, keine Rechtsberatung: Die Online-Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO). Sie ersetzt keine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform (§ 126 BGB). Ob sie für eure Vereinbarung genügt, klärt das Unternehmen – im Zweifel weiter auf Papier.

• Vor Eintragungen wird geprüft: fehlt die Unterschrift, erscheint ein Hinweis.
• Solange keine Vorlage freigegeben ist, tragen PDFs „ENTWURF“ und eine Unterschrift kann nicht erfasst werden.
• Wird eine neue Fassung freigegeben, zeigt die Anwendung an, wer nur die ältere unterschrieben hat.
• Erzeugte PDFs sind eingefroren: Spätere Vorlagenänderungen verändern sie nicht.

Erinnerungen

Eingetragene Personen werden automatisch per Mail erinnert:

• Eine Woche vorher: 7 Tag(e) vor Beginn um 09:00 Uhr
• Am Vortag: 1 Tag(e) vor Beginn um 09:00 Uhr

• Nach Absage, Austragung oder Zeitänderung wird eine bereits geplante Erinnerung nicht mehr versendet; bei geänderten Zeiten gibt es eine Änderungsmail und später Erinnerungen mit den neuen Zeiten.
• Wer sich erst nach einem Erinnerungszeitpunkt einträgt, bekommt für diesen Zeitpunkt keine Erinnerung mehr (die Bestätigungsmail kam ja gerade).
• Nach einem Ausfall oder einer Wartung werden verpasste Erinnerungen bis zu 12 Stunden später nachgeholt (Nachholfenster) – nie nach Dienstbeginn. Ältere werden in der Versandhistorie als „übersprungen“ vermerkt.
• Jede Erinnerung wird höchstens einmal versendet, auch nach Neustarts.

Aufforderungsmails für freie Dienste

Die Administration kann mit „Aufforderung für freie Dienste“ eine Mail an den Verteiler senden, z. B. „Die nächsten drei Bereitschaftsdienste sind noch frei. Bitte tragt euch ein.“

1. Die nächsten 3 freien Dienste werden vorgeschlagen; Auswahl und Anzahl sind änderbar.
2. Empfänger (vorbelegt mit dem Verteiler) und Betreff prüfen.
3. Vorschau ansehen.
4. Prüfung bestätigen und bewusst senden.

Der Text passt sich der Anzahl an („Der nächste … ist noch frei“). Unmittelbar vor dem Versand wird erneut geprüft, ob alle Dienste noch frei sind – sonst wird nicht gesendet und die Auswahl aktualisiert. Jede Person erhält eine eigene Mail; niemand sieht die anderen Empfänger. Die Automatik ist ausgeschaltet.

Ausgleichskonto

Für geleistete Bereitschaft gibt es Ausgleichstage. Sie werden nach Dienstende automatisch gutgeschrieben:

• Wochenende: 0,50 Tage – auch wenn ein Feiertag auf Samstag oder Sonntag fällt.
• Jeder Feiertag Montag–Freitag im Dienst: zusätzlich 0,25 Tage (wird addiert).
• Beispiel Ostern: 0,50 + Karfreitag 0,25 + Ostermontag 0,25 = 1,00 Tag. Christi Himmelfahrt allein: 0,25.

Unter „Mein Ausgleich“ siehst du: verfügbar, gutgeschrieben, genommen, offen beantragt – und den Kontoauszug mit jeder Buchung, wann und von wem.

Ausgleich nehmen: Tag wählen, Umfang 0,25 / 0,50 / 0,75 / 1,00 antippen (die Anzeige „Danach verfügbar“ rechnet mit), „Antrag stellen“. Für mehrere Tage je Tag einen Antrag. Offene Anträge kannst du zurückziehen. Genehmigte Tage, die heute oder später liegen, stornierst du selbst mit „Stornieren“: Die Tage kommen per Gegenbuchung „Rückbuchung“ zurück aufs Konto, die Genehmiger bekommen eine Mail, das Audit-Log weist es aus. Vergangene Tage nimmt nur der Head of IT zurück. Rückwirkend bis 30 Tage.

Typische Meldungen: „Nicht genug Guthaben“ – offene Anträge sind schon reserviert. „Für diesen Tag ist bereits Ausgleich beantragt“ – je Tag höchstens 1,00.

Nachgetragene und manuell angelegte Dienste

Die Administration trägt vergangene Dienste unter Konsole › Dienste nachtragen nach: einen vorhandenen Dienst nachträglich besetzen oder einen Dienst neu anlegen (Vorschlag: „Bereitschaft (nachgetragen)“, letztes Wochenende). Ein vorhandener Dienst wird wie jeder reguläre Dienst bewertet. Ein neu angelegter wird wie ein regulärer Dienst nach seinem Zeitraum bewertet: ein nachgetragenes Wochenende bringt also 0,50 Tage, Feiertage Mo–Fr kommen dazu. Liegt der Dienst weder auf einem Wochenende noch auf einem Feiertag, gilt die Pauschale von 0,00 Tagen.

• Die Gutschrift erfolgt wie immer nach Dienstende – bei einem Dienst, der schon vorbei ist, beim nächsten Lauf des Hintergrunddienstes (wenige Minuten). Die Detailansicht des Dienstes zeigt danach „gutgeschrieben: … Tage“.
• Stichtag „Gutschriften ab“: Dienste, die vor dem Stichtag endeten, werden normalerweise nicht gutgeschrieben (keine rückwirkenden Gutschriften für Altdaten). Eine Eintragung, die an oder nach dem Stichtag nachgetragen wurde, wird trotzdem gutgeschrieben.
• Ältere Nachträge: Bis Version 2.0.0 wurden manuell angelegte Dienste nur mit der Pauschale (Standard 0,00) gebucht. Solche 0,00-Buchungen werden einmalig durch eine zusätzliche Buchung „Gutschrift (Nachberechnung)“ ergänzt – die ursprüngliche Buchung bleibt im Kontoauszug stehen.
• Abweichungen im Einzelfall bucht ein Genehmiger als Korrektur.

Genehmigung durch Head of IT

Ausgleich wird erst genommen, wenn ein Zugang mit der Rolle „Genehmiger (Head of IT)“ ihn genehmigt. Der Genehmiger meldet sich mit eigenem Passkey an (nicht über die Admin-Sitzung), bekommt bei neuen Anträgen eine Mail und entscheidet unter „Genehmigungen“.

• Genehmigen bucht die Tage ab; Ablehnen gibt die Reservierung frei. Die Person wird per Mail informiert.
• Genehmigte Tage lassen sich zurücknehmen (Gegenbuchung, Tage kommen zurück).
• Korrekturbuchung (Plus oder Minus) mit fester Kategorie, z. B. „Einsatz über 6 Stunden – Einzelfallentscheidung“, optional mit Dienstbezug. Kein Freitext – aus Datenschutzgründen.
• Eigene Anträge: Der Head of IT hat in der Anwendung niemanden über sich und bestätigt seine eigenen Ausgleichstage daher selbst – unter „Genehmigungen“ oder direkt unter „Mein Ausgleich“ mit „Selbst bestätigen“. Jede Selbstbestätigung steht als eigene Aktion im Audit-Log.
• Korrekturen am eigenen Konto bucht immer ein anderer Genehmiger.
• Übernommenes Guthaben bestätigen: Wird die Anwendung im laufenden Betrieb eingeführt, trägt die Administration das vorhandene Guthaben je Person ein. Gebucht wird es erst, wenn ein Genehmiger es unter „Genehmigungen“ bestätigt (Vier-Augen-Prinzip); bis dahin ändert sich am Konto nichts. Ablehnen bucht nichts.
• Nichts wird überschrieben oder gelöscht: Jede Bewegung ist eine eigene Buchung mit Zeitpunkt und Name und steht zusätzlich im Audit-Log.

Datenschutz

Gespeichert wird nur, was für Eintragung, Erinnerung und Vereinbarung nötig ist: Name und dienstliche Adresse – für die Anmeldung zusätzlich je Passkey ein öffentlicher Schlüssel, sein Name und Zeitpunkte (keine Biometrie). Es gibt keine Profile, keine Ranglisten und keine Freitextfelder für Gründe. Planungsdaten werden 24 Monate nach Dienstende gelöscht, das Audit-Log nach 365 Tagen (Anmeldevorgänge nach 30 Tagen), Mails nach 90 Tagen. Auskunft und Löschung je Person erledigt die Administration.

Die Anmeldeseite zeigt keine Namen und keine Adressen. Einrichtungslinks stehen nur als Prüfsumme in der Datenbank; benutzte, widerrufene und abgelaufene Links werden nach 7 Tagen gelöscht, Passkeys mit dem Zugang.

Typische Probleme

Kein Einrichtungslink angekommen

Spam-Ordner prüfen. Der Link geht an die von der Administration hinterlegte Adresse – stimmt sie nicht, bitte melden. Die Administration kann den Link auch anzeigen und persönlich weitergeben.

„Link ungültig“

Der Einrichtungslink ist abgelaufen, schon benutzt oder wurde durch einen neueren ersetzt. Neuen Link bei der Administration anfordern.

„Dieser Passkey ist hier nicht bekannt“ / kein Passkey angeboten

Auf diesem Gerät ist noch kein Passkey für diese Anwendung eingerichtet, oder er wurde entfernt. Ein anderes Gerät mit Passkey verwenden oder einen neuen Einrichtungslink anfordern. Passkeys gelten nur für die Adresse, unter der sie eingerichtet wurden.

„Dieser Browser unterstützt keine Passkeys“

Aktuellen Edge, Chrome, Firefox oder Safari verwenden; die Seite muss über HTTPS laufen.

„Dieser Dienst wurde soeben von jemand anderem übernommen“

Jemand war schneller. Seite neu laden und einen anderen freien Dienst wählen.

Austragen nicht möglich

Die Frist von 72 Stunden vor Beginn ist überschritten – bitte an die Administration wenden.

Nachgetragener Dienst zeigt 0,00 Tage

Siehe Nachgetragene Dienste: Steht „Nur Pauschalwert“ eingestellt und die Pauschale auf 0, gibt es keine Gutschrift. Liegt der Dienst vor dem Stichtag „Gutschriften ab“ und wurde die Eintragung auch vorher erfasst, ebenfalls nicht.

App-Fenster lässt sich nicht verschieben

Siehe Als App installieren.

Wartungsseite erscheint

Die Administration führt Wartungsarbeiten durch. Später erneut versuchen.

Seite „Dienst vorübergehend nicht erreichbar“

Die Anwendung selbst antwortet nicht (Ausfall); diese Seite liefert der Reverse Proxy. Bitte die IT informieren.